Sejak Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis mewajibkan rekam medis elektronik, setiap rumah sakit perlu terhubung ke SATUSEHAT, platform data kesehatan milik Kementerian Kesehatan. Banyak yang membayangkan integrasi ini sebagai pekerjaan sekali jadi: sambungkan SIMRS, uji koneksi, selesai.
Dalam praktiknya, menyambungkan hanyalah bagian awal. Yang menentukan apakah data benar-benar sampai adalah hal-hal kecil yang dicatat setiap hari di loket pendaftaran, di poli, dan di bagian kepegawaian.
Sebelum data pertama terkirim
Setiap data yang dikirim ke SATUSEHAT harus menunjuk ke identitas yang sudah dikenal di sana. Karena itu, ada beberapa hal yang perlu disiapkan lebih dulu:
- Pasien. Identitas pasien di SATUSEHAT dicari dari NIK. Tanpa NIK 16 digit yang benar, kunjungan pasien tidak bisa dikirim.
- Dokter dan tenaga kesehatan. Setiap DPJP perlu punya ID SATUSEHAT, yang juga dicari dari NIK masing-masing. Dokter baru yang belum terdaftar akan membuat semua kunjungannya tertahan.
- Lokasi. Poli, bangsal, kamar, sampai tempat tidur perlu didaftarkan ke SATUSEHAT sesuai susunannya. Ruangan yang baru dibuka harus didaftarkan juga.
- Kode. Diagnosis memakai ICD-10, obat memakai kode KFA (Kamus Farmasi dan Alat Kesehatan), dan pemeriksaan laboratorium memakai LOINC. Kode yang belum dipetakan berarti data yang belum bisa dikirim lengkap.
Daftar ini terlihat seperti pekerjaan IT. Tetapi sebagian besar isinya berasal dari unit lain: NIK pasien dari pendaftaran, NIK tenaga kesehatan dari kepegawaian, dan pemetaan kode dari farmasi dan laboratorium.
Data terkirim mengikuti alur kerja
Prinsip yang kami pegang sederhana: petugas tidak boleh menginput dua kali hanya untuk SATUSEHAT. Data dikirim otomatis di latar belakang setiap kali petugas menyimpan sesuatu di SIMRS, mengikuti alur pelayanan:
- saat pasien didaftarkan, kunjungannya dikirim bersama DPJP, ruangan, dan diagnosis awal;
- saat pasien dipanggil, kunjungan berubah status menjadi sedang dilayani;
- saat pelayanan selesai atau pasien rawat inap pulang, statusnya diperbarui lagi — begitu pula bila selesai atau pulang itu dibatalkan;
- saat order laboratorium dan radiologi dikonfirmasi, ordernya dikirim;
- saat hasil laboratorium dan radiologi dikonfirmasi, hasilnya dikirim.
Hasil pemeriksaan sengaja baru dikirim setelah dikonfirmasi, bukan setiap kali diketik. Sebelum dikonfirmasi, hasil masih bisa berubah, dan data yang sudah terkirim ke tingkat nasional sebaiknya adalah data yang sudah final.
Satu hal lagi yang penting: kalau pengiriman ke SATUSEHAT gagal, pelayanan tidak boleh ikut berhenti. Petugas tetap bisa menyimpan dan melanjutkan pekerjaannya. Yang gagal ditandai untuk diperbaiki kemudian.
Penyebab gagal yang umum
Hampir semua kegagalan yang kami temui bukan karena koneksi, melainkan karena data di sumbernya:
- NIK pasien kosong atau tidak 16 digit, misalnya karena pasien lama didaftarkan sebelum NIK diwajibkan.
- NIK tidak ditemukan di SATUSEHAT, karena salah ketik satu angka atau data kependudukannya belum sinkron.
- Kunjungan belum punya DPJP, sehingga tidak jelas siapa dokter yang bertanggung jawab.
- Dokter belum punya ID SATUSEHAT, biasanya dokter atau tenaga kesehatan yang baru bergabung.
- Ruangan belum terdaftar, biasanya ruangan baru atau hasil pemekaran bangsal.
Ada juga kasus yang memang tidak cocok dengan jalur biasa, seperti bayi baru lahir yang belum memiliki NIK sendiri, atau pasien warga negara asing. Kasus seperti ini perlu diperlakukan khusus, bukan dipaksakan dengan NIK orang lain.
Kirim ulang tanpa membuat data ganda
Ketika ada yang gagal, godaan pertama biasanya menekan tombol kirim berulang kali. Masalahnya, kalau sebenarnya SATUSEHAT sudah menerima data itu, kiriman berikutnya bisa tercatat sebagai kunjungan baru, sehingga satu pasien punya dua kunjungan di hari yang sama.
Karena itu, di HISGrace SIMRS setiap kunjungan dan hasil pemeriksaan menampilkan tanda apakah sudah terkirim ke SATUSEHAT. Kunjungan yang sudah diterima menyimpan nomor dari SATUSEHAT, dan tombol kirim ulang hanya muncul untuk yang belum. Saat dikirim ulang, petugas bisa melihat langkah mana yang gagal — data pasien, dokter, atau lokasi — beserta pesan dari SATUSEHAT, sehingga tahu apa yang harus diperbaiki sebelum mencoba lagi. Tim IT punya catatan pengiriman sendiri untuk melihat pola gangguan dari waktu ke waktu.
Bukan hanya urusan IT
Kalau ada satu hal yang ingin kami sampaikan dari pengalaman ini, SATUSEHAT bukan proyek IT semata. Kualitas data yang sampai ke tingkat nasional ditentukan oleh banyak orang:
- petugas pendaftaran yang memastikan NIK pasien benar,
- bagian kepegawaian yang mencatat NIK setiap tenaga kesehatan baru,
- rekam medis dan IT yang menjaga data ruangan dan kode tetap mutakhir,
- dokter yang memastikan setiap kunjungan punya DPJP dan diagnosis yang terkode.
Ketika keempatnya berjalan, integrasi hampir tidak terasa. Data mengalir di belakang layar, dan petugas cukup fokus melayani pasien.
